İK
Personel Özlük Dosyası Takip Tablosu (Excel)
Her çalışan için hangi belgenin dosyada olduğunu, hangisinin eksik olduğunu gösteren takip tablosu. Belgelerin kendisi değil, izi tutulur.
.xlsx1 sayfa · 20 sütunÖzlük Takip11 KBÜcretsiz, kayıt gerekmez
Son güncelleme: 27 Temmuz 2026
Bu tablo belgelerin izini tutar, kendilerini değil. Kimlik fotokopisi, sağlık raporu ve benzeri belgeleri bir Excel dosyasının içine gömmek KVKK açısından yanlış bir saklama biçimidir; tabloda yalnızca belgenin var olup olmadığı ve nerede saklandığı yazılır.
Dosyanın içinde ne var?
Belge listesi, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesinin işverene yüklediği özlük dosyası yükümlülüğünden ve bu dosyada bulunması beklenen olağan belgelerden derlendi. Belgenin dijital kopyasının nerede durduğunu gösteren sütun bizim eklememiz — dosyanın var olması yetmiyor, bulunabilmesi gerekiyor.
Dosyon Ekibi tarafından derlendi ve 27 Temmuz 2026 tarihinde kontrol edildi. Sütunların kaynağı yukarıda adıyla yazılıdır; kaynak gösterilen kurum ve firmalarla Dosyon arasında herhangi bir iş birliği, onay veya tavsiye ilişkisi yoktur.
Özlük Takip
Her çalışan bir satır. Belge sütunları Var / Yok / Beklemede olarak işaretlenir; eksik olan görünür kalır.
| Satır | A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sicil No | Ad Soyad | TC Kimlik No | İşe Giriş Tarihi | Bölüm | Görev | İş Sözleşmesi | Kimlik Belgesi Örneği | İkametgâh Beyanı | Diploma / Öğrenim Belgesi | Sağlık Raporu (işe giriş) | SGK İşe Giriş Bildirgesi | Adli Sicil Kaydı | Vesikalık Fotoğraf | İSG Eğitim Kaydı | KVKK Aydınlatma Metni İmzası | Banka Hesap Bilgisi | Eksik Belge Sayısı | Dijital Arşiv Konumu | Çıkış Tarihi |
| 2 | 1042 | H. Demir | (maskelendi) | 12.01.2024 | Üretim | CNC Operatörü | Var | Var | Var | Var | Var | Var | Gerekmez | Var | Var | Var | Var | 0 | \\sunucu\ik\1042 | |
| 3 | 1088 | E. Toprak | (maskelendi) | 02.06.2026 | Üretim | Enjeksiyon Operatörü | Var | Var | Beklemede | Var | Var | Var | Gerekmez | Yok | Var | Var | Var | 1 | \\sunucu\ik\1088 | |
| 4 | 0997 | N. Aksoy | (maskelendi) | 05.09.2022 | Depo | Depo Sorumlusu | Var | Var | Var | Var | Var | Var | Var | Var | Var | Yok | Var | 1 | \\sunucu\ik\0997 | 30.04.2026 |
| Sütun | Not |
|---|---|
| Sicil No | Puantaj, izin ve eğitim dosyalarıyla ortak anahtar |
| Ad Soyad | |
| TC Kimlik No | KVKK kapsamında kişisel veri |
| İşe Giriş Tarihi | |
| Bölüm | |
| Görev | |
| İş Sözleşmesi | |
| Kimlik Belgesi Örneği | |
| İkametgâh Beyanı | |
| Diploma / Öğrenim Belgesi | |
| Sağlık Raporu (işe giriş) | |
| SGK İşe Giriş Bildirgesi | |
| Adli Sicil Kaydı | Yalnızca görev gerektiriyorsa |
| Vesikalık Fotoğraf | |
| İSG Eğitim Kaydı | İSG eğitim formuyla ortak |
| KVKK Aydınlatma Metni İmzasıeklendi | |
| Banka Hesap Bilgisi | |
| Eksik Belge Sayısıeklendi | = “Yok” işaretli sütun sayısı |
| Dijital Arşiv Konumueklendi | |
| Çıkış Tarihi |
İşaretleme
- Var — belge dosyada mevcut
- Yok — belge eksik, temin edilmeli
- Beklemede — talep edildi, henüz gelmedi
- Gerekmez — bu görev için istenmiyor (adli sicil gibi)
Mevzuat dayanağı
4857 sayılı İş Kanunu md. 75. Özlük dosyasındaki kişisel veriler 6698 sayılı KVKK kapsamındadır; yalnızca gerekli veri, gerekli süre boyunca ve erişimi sınırlı biçimde tutulmalıdır.
Bu dosya tek başına çalışmıyor
Bu şablondaki Sicil No alanı, İK / İSG dosyasındaki aynı değeri taşır. İki dosya ayrı durduğu sürece şu soru cevapsız kalır:
Bugün işbaşı yapan çalışanlardan kaçının işe giriş sağlık raporu hâlâ eksik, ve bunlardan hangisi zaten üretim hattında çalışıyor?
Sık sorulan sorular
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
İş Kanunu md. 75 işverene, çalışanın kimlik bilgileri ile kanun ve diğer mevzuat uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklama yükümlülüğü getirir. Bu tablodaki liste olağan içeriktir; sektörünüze özel belgeler eklenebilir.
Belgeleri Excel'in içine koyabilir miyim?
Koymamalısınız. Kimlik ve sağlık belgeleri özel nitelikli kişisel veri içerir; bir e-posta ekiyle dolaşabilen tablo dosyasının içinde saklanmaları KVKK açısından uygun değildir. Tabloda belgenin izi, arşivde kendisi durur.
Çalışan ayrıldıktan sonra dosya ne kadar saklanır?
Saklama süresi belgenin türüne ve ilgili mevzuatın zamanaşımı sürelerine göre değişir. Süresi dolan verinin silinmesi de KVKK yükümlülüğüdür; çıkış tarihi sütunu bu yüzden tutulur.
Eksik belge sayısı sütunu ne işe yarar?
Yirmi belge sütununu tek tek okumak yerine tek sayıya bakılmasını sağlar. Denetim öncesi bu sütuna göre sıralamak, eksiği olan çalışanları birkaç saniyede getirir.