11 dk okuma
Excel ile stok takibi nasıl yapılır?
Doğru kurulmuş bir Excel stok dosyası küçük bir depoyu uzun süre taşır. Aşağıda o dosyanın nasıl kurulduğu, hangi formüllerin gerektiği ve tam olarak nerede yetmemeye başladığı var.
Stok takibinin Excel’de çökmesinin sebebi genellikle Excel değil, dosyanın tek bir tabloya sıkıştırılmış olmasıdır. Ürün bilgisiyle hareket bilgisi aynı satırda tutulduğunda dosya ilk aydan sonra çelişmeye başlar.
Doğru yapı: iki tablo, tek anahtar
Ürünler bir sayfada, hareketler başka bir sayfada durmalı. İkisini stok kodu bağlar. Bakiye hiçbir yere elle yazılmaz; hareketlerden hesaplanır.
| Sayfa | Ne tutar | Sütunlar |
|---|---|---|
| Ürün Kartı | Değişmeyen bilgi | Stok Kodu · Ürün Adı · Birim · Kategori · Depo · Minimum Stok · Temin Süresi |
| Stok Hareketi | Her giriş ve çıkış | Tarih · Stok Kodu · Hareket Tipi · Miktar · Belge No · İş Emri No · Açıklama · Kullanıcı |
Gereken üç formül
- Güncel bakiye: ÇOKETOPLA ile o stok koduna ait girişlerden çıkışları çıkarın. (SUMIFS, Türkçe Excel’de ÇOKETOPLA.)
- Kritik stok uyarısı: EĞER ile bakiyeyi minimum stokla karşılaştırın; koşullu biçimlendirme ile satırı renklendirin.
- Ürün bilgisini çekmek: DÜŞEYARA yerine İNDİS + KAÇINCI kullanın; sütun eklendiğinde formül bozulmaz.
Sayım farkı nasıl ele alınır
Sayım, kayıtlı miktarla fiilî miktarı karşılaştırmaktır. Farkı doğrudan bakiyeye yazmayın — düzeltmeyi bir hareket olarak girin. Böylece hem bakiye doğru olur hem de düzeltmenin kim tarafından neden yapıldığı kayıtta kalır. Muhasebe tarafında noksanlar 197, fazlalar 397 hesabına gider.
Stok sayım formuSayım için kayıtlı miktar, sayılan miktar ve fark sütunları hazır gelen bir şablon.Excel’in gerçek sınırı
Yukarıdaki yapı düzgün kurulursa tek kişilik bir depoyu yıllarca taşır. Sınır teknik değil, örgütsel:
- Depoda mal çıkarken ofiste sipariş giriliyorsa iki kişi aynı dosyayı aynı anda düzenleyemez.
- Kritik stoka düşen ürün, kimse dosyayı açıp bakmadığı sürece görünmez.
- Depo görevlisinin maliyet sütununu görmesini engellemenin güvenli bir yolu yoktur.
- Sayım düzeltmesini kimin yaptığı, formülü kimin bozduğu kayıtlı değildir.
- En önemlisi: stok kodu satınalma ve üretim dosyalarında farklı yazıldığı için “bu malzemeyi hangi tedarikçiden kaça almıştık ve kaçı fireye gitti” sorusu cevapsız kalır.
Excel’de stok takibi bir noktadan sonra stok takibi olmaktan çıkar, dosya bakımına dönüşür.
Geçiş kararı
Yukarıdaki maddelerden ikisi sizde varsa Excel hâlâ doğru araç; dördü varsa dosyayı iyileştirmek yerine taşımanın zamanı gelmiştir. Taşırken de yeniden tasarlamak gerekmez: aynı sütunlar, aynı stok kodu, sadece eş zamanlı çalışan, yetkilendirilebilen ve iz tutan bir yerde.
Sık sorulan sorular
Excel ile stok takibi nasıl yapılır?
Ürün kartlarını ve stok hareketlerini iki ayrı sayfada tutup stok koduyla bağlayın. Bakiyeyi elle yazmayın, ÇOKETOPLA ile hareketlerden hesaplatın. Minimum stok sütunu ekleyip koşullu biçimlendirmeyle kritik seviyeyi görünür kılın.
Excel’de kritik stok uyarısı nasıl kurulur?
Ürün kartına minimum stok sütunu ekleyin, güncel bakiyeyle karşılaştıran bir EĞER formülü yazın ve koşullu biçimlendirmeyle satırı renklendirin. Otomatik bildirim Excel’de mümkün değildir; birinin dosyayı açması gerekir.
Stok takibinde DÜŞEYARA mı İNDİS-KAÇINCI mı?
İNDİS ve KAÇINCI birlikte daha sağlamdır. DÜŞEYARA sütun numarasına bağlı çalıştığı için araya bir sütun eklendiğinde sessizce yanlış veri getirir.
Excel stok takibi kaç kişiye kadar yeter?
Pratikte tek kişiye. İkinci kişi aynı dosyayı düzenlemeye başladığı anda kopyalar çıkar ve bakiyenin hangi dosyada doğru olduğu belirsizleşir.